Timeline | LS Group B2B

Qué resolvemos en cada etapa del cronograma

Un congreso o una feria industrial no se organiza por inspiración: se organiza por secuencia. Estas son las ventajas concretas que notan los equipos de marketing y operaciones cuando trabajamos el calendario completo, desde la reserva del predio hasta el desmontaje.

Un solo responsable de punta a punta

El cliente no reparte llamadas entre proveedores de audio, carpintería y catering. Coordinamos montaje, acreditación y desmontaje con un único interlocutor, así los cambios de última hora no se pierden entre áreas.

Cronograma de montaje realista

Antes de firmar el plano, revisamos ventanas de acceso al predio, horarios de carga y disponibilidad de trifásica. Preferimos ajustar el diseño a prometer 36 horas de armado que después no se sostienen.

Stands pensados para circular

Pasillos de tres metros, puntos de aire comprimido y señalización de flujo desde el registro. Son detalles chicos que definen si un expositor puede hacer una demostración en vivo sin cortar el paso del público.

Tecnología audiovisual dimensionada

Cabinas de interpretación, pantallas LED y audio distribuido se calculan según cantidad de salas y asistentes, no según catálogo. Si una sala plenaria necesita refuerzo, se resuelve antes del montaje, no durante la apertura.

Hospitalidad que no improvisa

Recepción escalonada, traslados en micros y catering por franjas horarias. Cuando hay directivos que llegan de otra provincia o país, el margen de error en los tiempos de llegada es mínimo.

Plan de contingencia documentado

Clima, fallas eléctricas o cambios de aforo se anticipan por escrito en el cronograma. No es un anexo decorativo: es lo que permite decidir rápido cuando algo se corre de horario.

Si querés ver cómo aplicamos esta secuencia en un caso concreto, revisá los casos de uso o escribinos por contacto para coordinar una primera reunión técnica.

Cronograma de trabajo y límites operativos

De la primera consulta al desmontaje: así se ordena un congreso B2B

Cada evento corporativo tiene un reloj propio. Estas son las etapas que seguimos en LS Group B2B para ferias industriales, exposiciones de negocios y congresos privados, con los plazos reales que manejamos en predios de Buenos Aires, Córdoba y otras sedes del país.

Coordinar una reunión inicial

Relevamiento y factibilidad

Antes de hablar de montaje, revisamos el predio: superficie útil, altura libre, potencia eléctrica disponible, accesos para carga y horarios habilitados por la administración. En esta instancia definimos si el layout de stands y salas plenarias es viable o si hay que ajustar metros. Suele resolverse en una o dos visitas técnicas.

Anteproyecto y presupuesto abierto

Con el relevamiento en mano armamos el anteproyecto: cantidad de salas, pantallas LED, cabinas de interpretación, pasillos de circulación y puntos de acreditación. El presupuesto se entrega por rubro separado para que el cliente vea qué pesa más y pueda recortar sin romper la operación.

Confirmación de expositores y proveedores

Cerramos contratos con el predio, el catering, el transporte y los proveedores audiovisuales. Cada expositor recibe su manual técnico con medidas de stand, carga eléctrica permitida y ventana de montaje. Los cambios de última hora se canalizan por un único coordinador para no duplicar instrucciones.

Montaje y pruebas

El montaje se ejecuta en turnos, generalmente de noche, para no interferir con otras actividades del predio. Antes de abrir puertas hacemos prueba de audio distribuido, encendido de pantallas, señalética y recorrido de acreditación. Si algo falla, se corrige en ese momento y no durante el evento.

Operación y desmontaje

Durante las jornadas queda un equipo en sala para sonido, traducción y logística de expositores. Al cierre coordinamos el retiro de material con transpaleta, la devolución de equipos alquilados y la entrega del predio en las condiciones pactadas. El informe final con incidencias se envía dentro de la semana.